El correo electrónico es un medio de comunicación que utilizamos varias veces al día para ponernos en contacto con clientes, colaboradores, socios, proveedores, etc. Pero no por usarlo a diario debemos darle menos importancia o no cuidar lo que escribimos y cómo lo escribimos.
Muchas relaciones profesionales comienzan con un mensaje vía email y continúan usando el correo electrónico como el principal medio de comunicación.
Porque quieres que te entiendan y porque deseas ser percibido como el profesional que eres, aplica 6 claves que te ayudarán a conseguir una comunicación vía email efectiva.
1. Escribe el “Asunto” o título del mensaje
Es una buena costumbre resumir en dos o tres palabras la idea principal que quieres transmitir. Por un lado, solo revisando la bandeja de entrada la persona en cuestión puede tener una idea del contenido, así como de la urgencia o no. Por otro lado, evitas que tu mensaje pase desapercibido o sea considerado spam.
Una vez leído el mensaje es recomendable utilizar la opción de “Responder”.
2. Estructura el contenido
No hay nada peor que un mensaje caótico que haya que releer varias veces porque no se entiende.
• Empieza dirigiéndote a la persona/s con un saludo. Por ejemplo:
Buenos días, Juan:
Hola, Juan:
Si el email es formal, utiliza otras opciones como:
Estimado Sr. / Sra…:
Querido Sr. / Sra…:
Aunque en la mayoría de los casos puedes utilizar cualquiera de las dos fórmulas primeras.
*Si te has fijado, después del saludo escribo dos puntos; el signo de puntuación correcto. La coma es incorrecta.
• Ordena las ideas por párrafos (una idea, un párrafo), sobre todo cuando el contenido sea largo. Y si quieres resaltar alguna palabra, utiliza negritas.
La comunicación vía email debe ser ágil, directa y simple. Clic para tuitear
3. Escribe con claridad, concreción y cordialidad
¿Cuántos mensajes recibes al día? ¿No agradeces aquellos que “van al grano” y facilitan tanto tu trabajo como el del emisor?
Para que la comunicación sea eficaz es esencial saber qué quieres escribir y escribirlo de la manera más simple.
El tono cordial es necesario para humanizar el contenido. Incluso en aquellas situaciones “delicadas” por posibles problemas o malentendidos, creo que siempre hay que mantener el tono cordial y la actitud conciliadora.
4. Despídete
Esta es otra clave que refleja las buenas formas. Por ejemplo:
Saludos / Que tengas un buen día / Un cordial saludo
Si el email es formal:
Cordialmente / Atentamente / Un cordial saludo
Y finaliza con tu nombre o la firma digital.
5. Revisa la ortografía
Recuerda que las faltas de ortografía estropean el mejor contenido.
6. Lee el mensaje con tranquilidad y comprueba que se cumplan las claves anteriores
Para acabar asegúrate de que la dirección es la correcta.
El objetivo final de este post es mejorar la calidad de la comunicación día a día en este canal.
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